Насколько я могу судить, прямые начальники и подчиненные друг другу таких опусов не пишут. Обычно это происходит при взаимодействии различных подразделений и сотрудников не находящихся в линейной иерархической связи.
Это, кстати видно и из переписки. Если бы вопрос мог быть решен между оператором колл-центра и начальником колл-центра, то они бы столько месяцев не переписывались. Здесь же понадобилось вовлечение множества подразделений общий руководитель которых, такие мелкие вопросы не решает, а потому подразделениям пришлось взаимодействовать между собой самостоятельно, руководствуясь существующими регламентами. Чтобы иметь подтверждение того, что свою часть работы они выполнили, они и пишут все по электронной почте. Заметье, в переписке нет ни одного письма между сотрудниками одного подразделения.